Fluxo do processo de aquisição e como otimizar
- Daise Concetto
- 8 de set. de 2023
- 9 min de leitura
A aquisição baseada em papel tem um efeito cascata nos resultados financeiros de uma organização.
As ineficiências manuais custam às organizações uma grande quantidade de dinheiro em longos ciclos de compra, descontos perdidos e disputas de transações. Tentar acelerar os processos de aquisição com ferramentas desatualizadas, como planilhas e e-mails, é como tentar ligar um micro-ondas com aço e pedra.
Para aproveitar as vantagens dos descontos na compra antecipada e no pagamento, as organizações precisam jogar pela janela as práticas de aquisição da idade da pedra e adotar não somente soluções tecnológicas mas também adotar uma cultura inovadora. Uma ótima maneira de fazer isso é primeiramente preparar o time de Compras através de um treinamento corporativo onde envolve um conceito que chamamos na Suprimentes, a startup de negócios da Cadeia de Suprimentos, MIHM das Múltiplas Inteligências e Habilidades Multidisciplinares, onde leva o profissional do 1.0 ao 5.0, abrindo o mindset para pensar fora da caixa e de maneira estratégica, pois o Comprador do futuro que é o #agora precisa ter uma mentalidade aberta para Comprar, Contratar e Negociar para assim estar preparado para o processo de automatizar seu processo de compras. Ele vem com uma série de benefícios. Ferramentas modernas de compras podem transformar uma estratégia de compras dolorosamente lenta em uma estratégia de compras de classe mundial da noite para o dia.
Se o seu processo de compras ainda depende de ferramentas antigas, é hora de uma grande reforma tecnológica. Aqui está tudo o que você precisa saber sobre fluxo do processo de aquisição e como otimizar.
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O que exatamente é Aquisição?
Aquisição é uma técnica e método estruturado usado para agilizar o processo de aquisição de uma organização e alcançar os resultados desejados, economizando custos, reduzindo tempo e construindo relacionamentos ganha-ganha com fornecedores. Os tipos de aquisição podem ser de natureza direta, indireta, reativa ou proativa.
Qual é a diferença entre aquisição indireta, direta e de serviços?
As aquisições diretas, indiretas e de serviços são subsidiárias do processo de aquisição abrangente e diferem em definição, atribuições e muito mais. Ao analisar mais profundamente a diferença entre estes processos e compreender o que eles compreendem, as partes interessadas terão mais facilidade em tomar medidas adequadas para satisfazer as suas necessidades e melhorar o fluxo do processo de aquisição e como otimizar..
O que é um processo de aquisição?
Para entender melhor sobre o fluxo do processo de aquisição e como otimizar, precisamos saber primeiramente o que exatamente é um processo de aquisição.
O processo de aquisição é um método estruturado de aquisição de bens e serviços necessários para uma organização. Esse processo economiza custos, reduz tempo e cria relacionamentos ganha-ganha com fornecedores.
O processo de aquisição é a série de processos essenciais para obter produtos ou serviços desde a requisição até o pedido de compra e aprovação da fatura . Embora utilizemos aquisições e compras de forma intercambiável, elas diferem ligeiramente .
Embora a compra seja o processo abrangente de obtenção de bens e serviços necessários em nome de uma organização, a aquisição descreve as atividades envolvidas no processo de obtenção e compreende as etapas que devem ser seguidas ao revisar, solicitar, obter e pagar por bens/serviços. O processo de aquisição em uma organização é exclusivo ao seu contexto e operações.
Independentemente da singularidade, cada processo de gestão de compras consiste em 3 Ps', nomeadamente Processo, Pessoas e Papelada.
3 P's em Compras B2B
1. Processo
O processo compreende as etapas que devem ser seguidas durante a revisão, pedido, obtenção e pagamento de bens/serviços.
2. Pessoas
Estas são partes interessadas e a sua responsabilidade específica no ciclo de aquisição é iniciar ou autorizar todas as fases do processo. O número de stakeholders envolvidos é diretamente proporcional ao risco e ao valor da compra.
3. Papel
Esta é a papelada e documentação envolvida em todas as fases do processo de aquisição – todas elas recolhidas e armazenadas para fins de referência e auditoria.
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Etapas envolvidas em um processo de aquisição
O processo de aquisição envolve vários elementos, incluindo determinação de requisitos, pesquisa de fornecedores, análise de valor, levantamento de uma solicitação de compra, fase de revisão, conversão em pedido de compra, administração de contrato, monitoramento/avaliação de pedido recebido, correspondência de três vias, cumprimento de pagamento e manutenção de registros. .
Aqui estão as sete etapas envolvidas no fluxo do processo de aquisição:
Etapa 0: Reconhecimento
Passo 1: Requisição de Compra
Etapa 2: Revisão da Requisição
Etapa 3: Processo de Solicitação
Etapa 4: Avaliação e Contrato
Etapa 5: Gerenciamento de pedidos
Etapa 6: Aprovações e disputas de faturas
Etapa 7: Manutenção de registros
Etapa 0: precisa de reconhecimento
A fase de reconhecimento das necessidades de um processo de aquisição permite que as empresas esbocem um plano preciso para a aquisição de bens e serviços em tempo útil e a um custo razoável.
Passo 1: Requisição de Compra
As requisições de compra são documentos escritos ou eletrônicos levantados por usuários/clientes internos que buscam a ajuda da equipe de compras para atender a uma necessidade existente. Inclui informações importantes necessárias para adquirir os bens, serviços ou obras certos.
Etapa 2: Rvisão da requisição
O processo de aquisição começará somente após a requisição de compra ser aprovada e verificada a disponibilidade orçamentária. Na fase de revisão, os gestores funcionais ou chefes de departamento analisam o pacote de requisições, verificam se existe uma necessidade genuína dos bens ou serviços solicitados e verificam se o financiamento necessário está disponível.
As solicitações de compra aprovadas tornam-se POs (pedidos de compra), enquanto as solicitações rejeitadas são devolvidas ao requisitante com o motivo da rejeição. Tudo isso pode ser tratado com um simples software de pedido de compra .
Etapa 3: Processo de solicitação
Assim que uma requisição for aprovada, a equipe de compras desenvolverá um plano de aquisição individual e esboçará um processo de solicitação correspondente. O escopo deste plano de solicitação individual depende, em última análise, da complexidade do requisito.
Assim que o orçamento é aprovado, a equipe de compras encaminha diversas solicitações de cotação (RFQ) aos fornecedores para receber e comparar propostas para selecionar o fornecedor perfeito.
Etapa 4: Avaliação e contrato
Assim que o processo de solicitação for oficialmente encerrado, a equipe de compras e o comitê de avaliação analisarão e avaliarão as cotações dos fornecedores e os prazos de entrega para determinar qual fornecedor será mais adequado para atender à necessidade atual.
Uma vez selecionado o fornecedor, a negociação e assinatura do contrato são concluídas e o pedido de compra é encaminhado ao fornecedor. Um contrato juridicamente vinculativo é ativado depois que um fornecedor aceita e reconhece uma OC.
Etapa 5: Gerenciamento de pedidos
Um pedido de compra é emitido para o fornecedor selecionado em relação ao contrato/acordo permanente/preço de lista recém-executado. O fornecedor entrega os bens/serviços prometidos dentro do prazo estipulado. Após recebê-los, o comprador examina o pedido e notifica o fornecedor sobre quaisquer problemas com os itens recebidos.
Etapa 6: Aprovações e disputas de faturas
Esta é uma etapa crucial no processo de aquisição e ter um software de aquisição como o E-Procurement Supritech que oferece uma vantagem competitiva sobre os outros. Com o Sistema Inteligente e integrado, você pode realizar a correspondência tripla entre GRN, fatura do fornecedor e PO para verificar se recebeu o pedido corretamente e se não há discrepâncias. Assim que a correspondência tripartida for concluída, a fatura é aprovada e encaminhada para processar o pagamento.
Etapa 7:Manutenção de registros
Após o processo de pagamento, os compradores registram para escrituração e auditoria. Todos os documentos apropriados, desde solicitações de compra até faturas aprovadas, são armazenados em um local centralizado.
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Desafios em compras
No entanto, você enfrentará muitos desafios sem um software de compras abrangente para agilizar as etapas acima. Aqui estão alguns dos principais pontos problemáticos que você provavelmente enfrentará nas compras:
Base de fornecedores fragmentada:
A aquisição geralmente envolve o envolvimento com vários fornecedores em diversas categorias.
Gerenciar uma base de fornecedores fragmentada pode ser desafiador, levando a níveis de serviço inconsistentes, gerenciamento complexo de contratos e dificuldade em aproveitar descontos ou negociações baseadas em volume.
Falta de visibilidade:
A visibilidade limitada dos gastos com compras pode complicar o rastreamento e a análise das despesas. Esta falta de visibilidade pode dificultar os esforços de controlo de custos e impedir a orçamentação e a tomada de decisões estratégicas.
Gastos independentes:
A aquisição pode envolver diversas partes interessadas organizacionais que fazem compras de forma independente. Esta abordagem descentralizada pode levar a gastos dissidentes, onde os funcionários contornam os processos de aprovação estabelecidos, resultando em custos mais elevados, qualidade inconsistente e oportunidades de poupança perdidas.
Processos manuais:
A dependência de processos manuais e baseados em papel para aquisição pode ser demorada, propensa a erros e prejudicar a eficiência. O tratamento manual de tarefas como requisições de compra, aprovações e processamento de faturas pode exigir muito trabalho, impactando a produtividade e aumentando o risco de imprecisões.
E-Procurement Supritech ajuda a reduzir o tempo do ciclo de compra em aproximadamente 75%.
Conformidade e gestão de riscos:
A aquisição envolve conformidade com políticas internas, requisitos legais e acordos com fornecedores. Gerenciar a conformidade e mitigar riscos, como não conformidade de fornecedores e violações de dados, pode ser desafiador e urgente.
Foco estratégico limitado:
As atividades de aquisição podem muitas vezes ser transacionais, concentrando-se mais nas necessidades operacionais do que no valor estratégico. Isto pode dificultar a identificação de oportunidades de redução de custos, a consolidação de fornecedores e parcerias estratégicas.
Abordar estes pontos problemáticos exige que as organizações adotem processos de aquisição eficientes para melhorar a visibilidade dos dados, promover a colaboração das partes interessadas e implementar práticas de sourcing estratégico para otimizar as operações de aquisição.
Otimize seu processo de compras
Agora que cobrimos os desafios de compras, aqui estão diferentes estratégias que você pode implementar para superá-los facilmente e estabelecer um processo de compras sólido e otimizado em sua organização.
Simplifique processos com automação:
Aproveite a tecnologia e as ferramentas de automação para agilizar e digitalizar o processo de compras. Implemente uma solução de compras da fonte ao pagamento para gerenciar seus fornecedores, compras, faturas e contratos e automatizar fluxos de trabalho, reduzir erros manuais e melhorar a eficiência do processo.
Centralize as atividades de aquisição:
Estabeleça uma plataforma centralizada onde sua equipe de compras possa gerenciar todas as atividades de compras. Isto irá agilizar e automatizar o fluxo de trabalho de compras, garantindo transparência e responsabilidade em todo o processo, levando a uma maior eficiência e redução de custos.
Realizar análise de gastos:
Execute uma análise completa dos gastos com compras para obter visibilidade dos padrões de despesas, identificar oportunidades de redução de custos e priorizar categorias para iniciativas de sourcing estratégico. Essa análise pode ajudar a consolidar fornecedores, negociar melhores contratos e aproveitar descontos por volume.
Implementar fornecimento estratégico:
O strategic sourcing permite que você encontre os fornecedores certos, conduza licitações dos concorrentes e negocie melhor. Isso o ajudará a identificar fornecedores críticos e a construir parcerias estratégicas para aprimorar o relacionamento com os fornecedores e obter economias de custos no longo prazo.
Estabeleça políticas e diretrizes de aquisição claras:
Desenvolva requisitos regulatórios, políticas internas claras e padrões do setor. Isso o ajudará a monitorar e gerenciar processos de aprovação, limites de gastos e riscos de fornecedores. Ele também oferece suporte a trilhas de auditoria e documentação para demonstrar conformidade.
Promover a colaboração das partes interessadas:
Envolva-se e colabore com vários departamentos e partes interessadas para compreender os seus requisitos e alinhar as atividades de aquisição em conformidade. Envolva os usuários finais no processo de avaliação e seleção de fornecedores para garantir que suas necessidades sejam atendidas e aumentar a adoção pelos usuários.
Certifique-se de que todas as diferentes ferramentas que você está usando, como software de contabilidade e sistemas ERP, estejam conectadas para garantir um fluxo contínuo de dados. Isto também reduz a duplicação de esforços e melhora a eficiência geral do processo.
Monitore o desempenho do fornecedor:
Avalie regularmente o desempenho do fornecedor e estabeleça indicadores-chave de desempenho (KPIs) para monitorar níveis de serviço, prazos de entrega, qualidade e preços. Use esses dados para avaliar fornecedores e tomar decisões informadas sobre retenção de fornecedores, renovações de contratos ou exploração de opções alternativas.
Melhorar continuamente:
Abrace uma cultura de melhoria contínua nas compras indiretas. Incentive o feedback das partes interessadas, monitore as tendências do setor e implemente ciclos de feedback para identificar áreas de melhoria e impulsionar iniciativas contínuas de otimização.
Ao implementar estas estratégias, as organizações podem melhorar a eficiência, a relação custo-eficácia e o valor estratégico do seu processo de aquisição indireta.
Como otimizar seu processo de compras com Sistema Inteligente e Integrado Supritech?
Parece muito trabalho a fazer? Uma plataforma de compras simplificada com um Sistema e oito soluções integrada, pode fornecer uma plataforma centralizada para gerenciar todas as etapas do seu ciclo de compras e não somente fluxo do processo de aquisição e como otimizar que foi o tema escolhido dessa semana como uma fatia do que o E-Procurement Supritech pode oferecer.
Invista em um bom software de compras como o E-Procurement da Supritech para ajudá-lo:
Gerencie todas as etapas do seu ciclo de compras: Sourcing, gestão de fornecedores, gestão de contratos, compras, gestão de estoque
Integre-se às suas ferramentas existentes para garantir um fluxo contínuo de dados
Obtenha relatórios e análises sobre seus gastos com compras para ajudá-lo a tomar decisões baseadas em dados
Mantenha um sistema centralizado para gerenciar todas as etapas do seu ciclo de compras
Personalize fluxos de trabalho de compras para se adaptar à sua forma de negócios existente
Melhorar a colaboração entre partes interessadas internas e fornecedores
Automatize os processos de compra para reduzir o trabalho manual e obter eficiência.
Mas Comprador: Seja diferente, se destaca e chama atenção, esse profissional em alta no mercado, “pensa fora da caixa, tem visão de dono”, é estrategista, inovador e criativo. Esse mês de Setembro é mais que especial porquê comemora o dia do Profissional de Compras. Parabéns para todos os Compradores! Desejamos sucesso em seus desafios diários, coragem para enfrentar as dificuldades e estratégia para encontrar as melhores soluções!
E por falar em ESTRATÉGIA reservamos o mês dos Compradores com BRINDES INTELIGENTES, será um brinde diferente para cada semana do mês, acompanhe nossa COMUNIDADE Supply Chain, Compras B2B e Logística no WhatsApp, Telegram ou no Blog da Supri
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foi de muito aprendizado este artigo, muito obrigada