8 KPIs Indispensáveis para o departamento de Compras

TOP 8 KPI

Tradicionalmente, o escopo de um departamento de compras era limitado à economia de custos. Agora, no entanto, em uma tentativa de se redefinir como fontes de criação de valor e ROI, os líderes de compras estão constantemente procurando maneiras de melhorar a eficiência do processo de compras. Para atingir seus objetivos, eles precisam de dados de gastos claros (spend analysis) e completos para tomar as decisões corretas. Sendo assim trago aqui 8 KPIs Indispensáveis para o departamento de Compras B2B.

Isso significa que há a necessidade de acompanhar um conjunto de métricas como indicadores-chave de desempenho (KPIs). Com os KPIs de compras, você pode avaliar e acompanhar a eficiência do gerenciamento de compras da sua empresa, identificar gargalos, melhorar a produtividade do departamento e simplificar o processo de compras, ou seja “fazer cada vez mais com cada vez menos”. No entanto, os KPIs de compras variam de empresa para empresa, e é por isso que você precisa identificar e acompanhar os mais relevantes para o seu negócio. Neste artigo, vamos orientá-lo em um conjunto de KPIs valiosos de pedidos de compra recomendados por profissionais analistas do setor. Vamos lá conhecer melhor os KPIs Indispensáveis para o departamento de Compras B2B.

KPIS DE PEDIDOS DE COMPRA

I - Tempo de ciclo do pedido de compra

Este é o tempo total gasto em um pedido de compra durante todo o processo – desde a criação do pedido de compra até a aprovação, recebimento, geração de fatura e conclusão do pagamento. Concentra-se principalmente no pedido de compra e exclui a produção e entrega do próprio produto. Esse KPI é medido em horas ou dias. Um tempo de ciclo menor indica que você tem uma equipe de compras rápida e sistematizada, procurando trabalhar SLAs* com seus Stakeholders . Você também pode categorizar fornecedores com base em seu tempo de ciclo. Por exemplo, fornecedores com tempo de ciclo de 4 dias ou menos podem ser agrupados em curto, fornecedores com tempo de ciclo variando de 5 a 8 dias podem ser agrupados em médio e fornecedores com tempo de ciclo acima de 8 dias podem ser agrupados em longo . Essa métrica é útil quando você precisa identificar o fornecedor certo para responder a pedidos urgentes e atendê-los rapidamente. SLAs* Service Level Agreement ou Acordo de Nível de Serviço.

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II - Custo do pedido de compra

Esse também como um dos KPIs Indispensáveis para o departamento de Compras mede o custo médio de processamento de um pedido de compra, desde sua criação até o fechamento da fatura. Não há uma regra rígida e rápida quando se trata de calcular essa métrica, pois os fatores que influenciam o custo de processamento variam de empresa para empresa com base em seu tamanho e setor. Cada empresa usa um conjunto diferente de componentes para determinar o custo médio de processamento. Dito isso, os principais componentes usados para calcular essa métrica são o tempo total gasto (subdividido por tarefas) e o número de funcionários envolvidos direta ou indiretamente em cada etapa. É por isso que as empresas que processam manualmente os pedidos de compra têm um custo médio mais alto em comparação com as empresas que automatizaram todo o processo (RPAs*). Ao rastrear consistentemente o custo dos pedidos de compra, você pode melhorar a eficiência do ciclo de aquisição até o pagamento, o que levará à redução de erros e custos. RPAs* Robotic Process Automation ou Automação de processos com robôs.

III - Compras no prazo e orçamento

Ao acompanhar esse KPI, você pode determinar a porcentagem de compras concluídas dentro do orçamento e tempo estipulados. É fundamental que o gerente de compras garanta que as compras sejam concluídas dentro do prazo especificado e que o custo esteja dentro do orçamento. O monitoramento consistente dessa métrica pode ajudar os líderes de compras a analisar as condições em que os orçamentos e as restrições de tempo não são atendidos. Com base nisso, eles podem identificar brechas ou lacunas no pipeline de compras, revisar a utilização de recursos e simplificar o plano estratégico de compras tornando esse um dos KPIs Indispensáveis para o departamento de Compras.

IV - Precisão do pedido de compra

Ao acompanhar essa métrica em segmentos de compradores por categorias de fornecimento, você pode avaliar se seus fornecedores estão entregando as mercadorias certas no momento certo de acordo com os pedidos de compra. Esse KPI é usado para medir a excelência operacional – a baixa precisão do pedido de compra pode afetar os custos operacionais. Você pode medir a precisão do pedido determinando a porcentagem de pedidos de compra com erros de item de linha, preço, quantidade ou data de entrega/endereço em comparação com o número total de pedidos de compra durante um período definido.

V - Taxa de compra de emergência

Essa métrica é medida calculando a proporção de compras de emergência para o número total de compras feitas em um período fixo. Quanto menor o valor do índice de compra emergencial, melhor a eficiência do negócio. É comum que uma empresa tenha solicitações de compra improvisadas de vez em quando devido à escassez inesperada de produtos. No entanto, um grande número dessas solicitações é um sinal de planejamento de compras deficiente e significa custos mais altos para companhia. Com um índice de compra emergencial mais baixo, as empresas podem aumentar suas chances de economizar dinheiro, melhorar as estratégias de aquisição, reduzir o risco de fornecimento e garantir a continuidade dos bens, estabeleça em conjunto com seus clientes internos esse indicador pautando critérios de urgência (Ex: Itens de riscos e segurança, parada de processos produtivos e outros).

VI, VII e VIII - KPIs de compras

Este KPI leva em consideração as medidas implementadas para reduzir custos e despesas futuras. Ele se concentra em ações preventivas realizadas pela equipe de compras – isso inclui forneceres melhores suprimentos e equipamentos, substituir equipamentos defeituosos antes que causem danos e investir na melhoria do processo são ações elementares. Ao identificar oportunidades de melhoria durante a manutenção, você pode evitar custos extras que podem ser melhor aplicados no orçamento da área. A prevenção de custos é conhecida por rastrear economias leves. Eles são chamados de economias leves, pois seus impactos não aparecem explicitamente no resultado final de maneira direta e quantificável, apesar de ter gerado economias relevantes. É por isso que é melhor combinar a redução de custos com projetos de melhorias em medidas preventivas que é conhecida por rastrear grandes economias de oportunidade e segurança nas empresas. Ao fazer isso, sua equipe de compras poderá evitar custos futuros a longo prazo e fortalecer os resultados de sua empresa e claro sendo esse um dos KPIs Indispensáveis para o departamento de Compras.

Redução de custos

Este KPI mede as economias que sua equipe trouxe ao longo de um período. É uma métrica importante para a alta administração de uma empresa, pois tem impacto direto na demonstração de resultados. Você pode medir a redução de custos de sua empresa comparando os custos antigos com os novos de uma determinada categoria (bens ou serviços). Isso fornece informações sobre a porcentagem de economia de custos que você obteve em cada pedido por meio de negociações de preços e descontos. Isso indica indiretamente o quanto sua equipe de compras é competente para gerar economia de custos e quão eficientes são as medidas de gerenciamento de custos de sua equipe. Uma visão mais clara da redução geral de custos de sua empresa pode ser obtida dividindo esse KPI em seções e rastreando-as individualmente. Por exemplo, muitas empresas optam por simplificar e automatizar o processo de aquisição de ponta a ponta em uma tentativa de reduzir custos.

E.. ao fazer isso, eles estão reduzindo os custos gerais de aquisição, eliminando a necessidade de contratar funcionários adicionais e treiná-los. Agora eles podem acompanhar a otimização do processo e a redução associada nos custos de mão de obra, juntamente com a economia de custos da negociação de preços, para obter uma visão abrangente de sua redução geral de custos. Com certeza este é um dos KPIs Indispensáveis para o departamento de Compras. Leia o artigo com o tema "Como E-Procurement ajuda a sua empresa a decolar?"

ROI* de Aquisição

Este KPI é usado para análise interna para determinar o desempenho geral do departamento de compras. Ele verifica principalmente quão rentáveis e rentáveis são os investimentos da sua equipe. Por exemplo, suponha que sua equipe esteja gastando muito dinheiro na otimização de seu processo de compras. No entanto, você percebe que essas despesas não são compensadas pela economia de custos ou pela redução de custos. Nesse caso, os investimentos em otimização não agregaram valor à sua empresa. Para medir o ROI de compras, você deve calcular a proporção entre suas economias de custo anuais e seus custos internos anuais de compras. Para maior clareza, é aconselhável expressar a proporção como dólares gastos para cada US$ 1.000 ganhos em receita. A partir disso, você pode definir metas de quanto de retorno deseja para cada US$ 1 gasto em investimentos em compras. Se os investimentos fossem feitos com sabedoria, o retorno seria positivo. Um valor negativo significa problemas no processo, pois sua empresa está perdendo dinheiro. Apesar de ser um KPI importante, o ROI de compras mede apenas as economias brutas e não leva em consideração a redução de custos. Portanto, funciona melhor quando correlacionado com outros KPIs para obter uma visão completa do desempenho de sua equipe. ROI* Return of investiment ou Retorno de Investimento.

AQUI ESTÁ O SEU TAKE-AWAY!

Os KPIs que discutimos acima apresentam uma tremenda oportunidade para o crescimento do seu departamento de compras. A importância dos KPIs é que em vez de enfatizar um resultado, eles na verdade mostram os números de como você chegou lá. Mas, muitas vezes, eles dão trabalho – os líderes de compras precisam levar algum tempo para identificar seus requisitos de negócios e selecionar KPIs que se alinhem aos objetivos da empresa.

Leia também o tema: Como saber qual é o momento certo para investir em um software de Compras?

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